¿Cómo sorprender con un evento diferente?

El calendario de eventos de aquí hasta final de año estará repleto de citas tanto empresariales como particulares. De hecho, año tras año se van sumando nuevas fechas a estos últimos meses.

Ciertamente, desde la experiencia de empresas del sector como C&Events o el propio Atlántico Eventos, la organización debe cada vez exigir más para conseguir sorprender a los invitados y organizadores.

Cumpleaños, fiestas de empresa, comidas, eventos corporativos, presentaciones, puestas de largo o celebraciones familiares son solo algunas de las agendadas, pero el límite, como siempre, pasa por la propia imaginación.

¿Cuáles serán entonces las tendencias de este final de año? Tomando como referencia las grandes celebraciones que han copado los titulares de medios internacionales, llegamos a la Gala MET, que este año, además, parecía que iba a ser de las más polémicas porque era tematizada – como siempre – aunque en un area un tanto peliagudo: religión.

«Lo que a priori podría haber sido un estrepitoso fracaso en uno de los museos más relevantes del planeta acabó siendo un ejemplo de cómo conseguir que, con un buen director de orquesta organizando el evento y orientando a los asistentes, fuera un auténtico éxito. Nadie hizo nada que pudiera resultar ofensivo. Fue una oda a la moda, al buen gusto y, sobre todo, a la iconografía cristiana» comentan desde C&Events.

La tendencia, sin duda, pasa precisamente por la tematización. Bodas temáticas, fiestas temáticas, presentaciones temáticas…El problema una vez decidido esto es conseguir ser original. Una boda medieval en un entorno natural es un éxito asegurado, no así en medio de la ciudad por muy cuidada que esté la estética. Y siguiendo este patrón, cualquier evento.

Cada evento necesita su entorno. No es lo mismo planear algo en un salón cerrado que en plena naturaleza; en ciudad que en campo, para pocos asistentes o con muchos invitados…todo eso es lo que marcará las posibilidades y hará que los organizadores de eventos planteen las mejores soluciones, alternativas e ideas a las que traen los organizadores.

A veces es necesario saber decir a tiempo que algo no funcionará. Antes de un desastre, es responsabilidad de quienes ayudan a organizar apoyar en las decisiones y avisar de lo que podría fallar. Porque la clave está en anticiparse a los acontecimientos.

Tematizar algo es siempre divertido siempre que se den las directrices adecuadas para que nada desentone. Y conseguirlo requiere trabajo, pero sobre todo imaginación, no dejar nada a la improvisación.

Tematizar un evento sin dejar nada a la improvisación

1. Elegir temática: aunque parece básico, no es tan sencillo. Una película, una época o incluso un artista necesitan contexto. Saber cómo darle ese contexto coherente, ofrecer una decoración que no desentone, dar la información necesaria a los invitados para que sepan cómo deben acudir para no desentonar, preparar un menú y también un hilo conductor es solo el principio.
2. Contar con los invitados: aunque a nadie le gusta que le digan cómo debe acudir, es necesario hacer un decálogo de cómo se espera que acudan y se comporten en el evento. Si la temática es, por ejemplo, una película, se pueden dar ideas de personajes, personajes secundarios, escenarios, contexto histórico, etc. Con toda la información será mucho más sencillo que se sientan cómodos.
3. Contar con los anfitriones: quienes organizan el evento en parte son protagonistas, luego hay que cuidar mucho que todo lo que ellos tienen en mente pueda llevarse a cabo. No solo es cuestión de disfrazarse, sino de que sirvan ellos mismos de hilo conductor para los talleres, introducción de cada hito del evento, acompañamiento de invitados, etc.