Los detalles logísticos durante un congreso marcan la diferencia

Tan importante es la logística necesaria para un congreso como la organización efectiva a la hora de cursar las invitaciones, las acreditaciones y la agenda necesaria para poder cumplir con las expectativas de los ponentes y acompañantes.

Cuando se organiza un acontecimiento de tanta relevancia como es un congreso es necesario tener a la gente adecuada al frente de cada una de las partes de la estructura para que nada falle.

Si hablamos de un tipo de congreso internacional, los organizadores deberán tener en cuenta no sólo lo que se refiere a transporte y alojamiento sino también a la gestión de una cartera que pase por enseñar a los invitados los lugares más emblemáticos de la ciudad.

También hay que tener en cuenta que, puesto que estos eventos duran varios días, lo más habitual es que viajen con acompañante, pero que no necesariamente tendrá que acudir a las jornadas sino que fácilmente aprovechará el tiempo en el que su pareja esté dentro del congreso para salir a conocer lo más turístico de los alrededores.

Es por ello que toda buena organización debe tener preparadas dos agendas turísticas. Una para los ponentes en las que se cuente con su acompañante para que puedan descubrir los lugares más turísticos de la ciudad y otra para el acompañante en solitario donde se ponga a su disposición un guía y le acompañe en excursiones o atendiendo a visitas más culturales y sociales según sus gustos. De esta manera, todo quedará coordinado a la perfección.

Volviendo a la primera idea que planteábamos, las secretarías de muchos tipos que concurren en un congreso deben tener muy claro cuál es su papel. Obviamente no es lo mismo las inscripciones que se hacen durante el propio congreso que las que llevan reservadas meses o de las que son de los propios ponentes.

Tener claro cuál es el trato correcto para cada uno de los invitados que acudirá a la cita es vital para el buen funcionamiento y horario de la agenda programada con la antelación necesaria. Todo debe ponerse en marcha con un engranaje más que estudiado para que nada falle.

Es muy importante también que las azafatas que se hayan contratado para acompañar a los participantes a sus respectivos sitios y para dar servicio tanto durante la recepción como durante la salida tengan claro cuál es su función y cómo solucionar cualquier incidencia común con la mayor eficacia y tiempo.

Contar, además, con salas preparadas para diferentes necesidades es algo que garantizará que todo el que vaya pueda aprovechar al máximo el espacio elegido. Por un lado, es un acierto preparar una pequeña sala donde los ponentes puedan encontrar todo tipo de equipos audiovisuales para probar sus presentaciones justo antes de su exposición.

Por otro lado, el tener un lugar para que todos los asistentes de prensa puedan hacer sus crónicas o incluso entrevistar con tranquilidad a los participantes en un espacio habilitado para todo tipo de medios se hace imprescindible si queremos que el congreso pueda llegar a tener la cobertura que cualquier gabinete de prensa busca.

Con estos pequeños detalles conseguiremos controlar buena parte del funcionamiento logístico de un congreso. Esto es lo que hace que la percepción del asistente pueda cambiar significativamente según su experiencia en algo que al organizador no le supone apenas esfuerzo.