Protocolo, factor clave en la organización de eventos
Seguramente todos en alguna ocasión hemos organizado algún evento importante, de más o menos envergadura. Ya sea un congreso empresarial, una cena con amigos o la celebración de una boda, todo requiere una organización basándose, entre otras cosas, en el protocolo.
Pero, ¿qué es lo que hace inolvidable el evento? Muchas veces no es la relevancia del acto sino el comportamiento o el cuidado de la imagen lo que hace que sea un éxito.
Antes de nada hay que determinar si el acto será público o privado para saber qué orden protocolario se debe establecer. No es algo que se pueda dejar a la improvisación porque de ahí luego derivan los grandes errores que se lamentan una vez pasados.
En la organización de eventos hay que tener mucha delicadeza y cuidado ya que es el mejor escenario para las Relaciones Públicas y absolutamente todo comunica. Estamos expuestos y nuestro público nos analiza, escucha y, lo más importante, están siendo participes de cómo tú eres capaz de hacerles sentir. Este es el motivo por el que hay que ser meticuloso con cada detalle.
Esta será la clave de nuestro éxito. Muchas compañías que se lancen a la celebración de un acontecimiento sólo porque así está especificado en su plan de marketing, dejando al libre albedrío de lo que pueda suceder, acaban protagonizando verdaderas meteduras de pata con las que luego tendrán que lidiar ya que la imagen quedará más que perjudicada.
Las verdaderas claves del éxito organizando eventos
Si tuviésemos que determinar cuáles son los secretos para poder cumplir con la meta marcada y organizar un buen evento, serían las siguientes:
- Tener un objetivo claro. Poner en marcha un evento conlleva un esfuerzo, desembolso de dinero y altas dosis de estrés. Como meros espectadores nos pueden suceder dos cosas: que al llegar al evento sintamos la enorme satisfacción de que nos hayan hecho partícipes de ello o que nos hayan hecho perder el tiempo. De ahí la relevancia de esta primera clave, que deberá estar muy bien definida para que esto último no suceda y consiga que los invitados tengan la motivación suficiente para acudir a nuestro acontecimiento y a los que podríamos realizar más adelante.
- Nociones adecuadas de la realización y adecuación. Debemos tener claro cuál va a ser nuestra carta de presentación. ¿Formal o informal? ¿accesible o sofisticada?, ¿tradicional, rustica, vanguardista o innovadora? Tendremos que asegurarnos que transmitimos los valores y filosofía de la empresa para darnos a conocer de la manera más apropiada.
- Debemos tener una mentalidad de anfitrión. Lo más común es que el anfitrión cumpla durante el evento con sus compromisos sociales, es decir, que trate a todos de manera equitativa teniendo en cuenta ciertos aspectos de cortesía ya que ha sido él quien ha invitado personalmente a cada uno de los asistentes. Además, se han de tener en cuenta ciertas premisas como las que a continuación se detallan:
- Saber recibir y despedir. Para ello es importante tener clara cuál será la hora de la convocatoria para poder recibir personalmente a todos los convidados.
- Saber manejar todo tipo de situaciones, incluso las más desagradables, y poder resolverlas.
- Moverse con soltura charlando y proponiendo conversaciones para que todos los asistentes estén integrados en el evento.
- Saber colocar a los invitados para que los intereses comunes sean su vínculo de unión y favorecer la comunicación entre ellos. Hay que tener en cuenta que de ciertos eventos pueden acabar saliendo amistades y reuniones.
- Sería interesante que el anfitrión tuviera un detalle que entregara personalmente a cada uno de los asistentes para hacerles sentir acogidos. La sorpresa puede conseguir que el evento quede grabado en la memoria de los asistentes durante mucho tiempo y ayude a publicitar más lo ocurrido en él. Aquí entra la imaginación a funcionar para conseguir ser original.
- Elegir cuidadosamente nuestros invitados. Este factor es primordial ya que algunas personas, quizás, no sean adecuadas debido a que no encajan con el tipo de reunión o evento que se está celebrando y pueden sentirse desplazados. Cuando se lleva a cabo una convocatoria hay que tener en cuenta, tal como se ha dicho con anterioridad, cuál es el objetivo de la misma y quiénes son los invitados indicados para ello.
- Buena elección del espacio. Cada evento tiene su lugar y es básico tener claro cuál será el mejor escenario para su desarrollo. Conseguir que la gente se sienta cómoda y a la vez refleje lo que queremos proyectar se hace imprescindible.
Sin duda, quien se lanza a organizar un evento debe tener muy claro que es necesaria mucha planificación para obtener resultados satisfactorios. La improvisación no vale cuando las invitaciones están enviadas y la mejor opción será en la mayoría de los casos contar con un servicio profesional de organización y coordinación de eventos en la medida de lo posible.
